Conditions générales de vente et d'utilisation

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ENTRE LES SOUSSIGNES,

ManaTime, ManaCost et ManaCount, nom d'enseigne de ManaSoft Société SAS au capital de 31000 Euros, immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés d'Evry sous le n° 813996048
Ci-après dénommée « ManaSoft »,
D'une part,

ET

Vous-même, votre société
Ci-après dénommée «le Client»,
D'autre part.
Désignées ensemble les « Parties » et individuellement la « Partie ».

PREAMBULE

ManaSoft, société de service en ingénierie informatique, fournit la suite de logiciels suivante : gestion de congés « ManaTime » via l’adresse www.manatime.com, gestion des notes de frais « ManaCost » via l’adresse www.manacost.com et automatisation de la saisie comptable « ManaCount » via l’adresse www.manacount.com (ci-après dénommé le « Logiciel »). Le Logiciel est uniquement disponible en mode service. ManaSoft reste joignable pour toute demande ou réclamation relative au fonctionnement du Logiciel grâce au formulaire de contact figurant sur le site du Logiciel ou, au choix du Client, à l’adresse suivante : contact@manatime.com Le Client, afin d’accéder au Logiciel, reconnaît avoir lu et accepté les présentes conditions.

ARTICLE 1 - OBJET

ManaSoft met le Logiciel à disposition du Client, via les sites internet www.manacost.com et www.manatime.com (ci-après le « Site internet». Le Logiciel est mis à disposition à titre gratuit ou payant selon le choix du Client. Les spécifications du Logiciel sont décrites sur le Site internet, lesquelles ont été lues et acceptées par le Client.

ARTICLE 2 - DUREE

Le présent contrat entre en vigueur à sa date d’acceptation par le Client et est conclu sans limitation de durée. Il pourra y être mis un terme par l’une ou l’autre des Parties selon les modalités de l’article « Résiliation »

ARTICLE 3 - OBLIGATIONS DES PARTIES

3.1 – Obligations de ManaSoft

ManaSoft est tenu auprès du Client, au titre d’une obligation de moyen, de maintenir l’accès du Logiciel via le Site internet à partir de tout terminal disposant des spécifications techniques requises afin de faire fonctionner le Logiciel. Lesdites spécifications techniques sont portées à la connaissance du Client sur le Site internet. ManaSoft s’engage par ailleurs, au titre d’une obligation de moyen, à assurer la confidentialité des données que le Client transmettra au Logiciel via le Site internet. ManaSoft est tenu, au même titre, de conserver l’intégrité des données déposées par le Client sur le Logiciel via le Site internet. Le Client reconnaît que le Logiciel étant exploité sur une plateforme mutualisée. A ce titre ManaSoft fera ses meilleurs efforts afin de maintenir l’exploitation du serveur à un niveau permettant une utilisation normale du Logiciel par le Client. Toutefois, en cas de surcharge de la plateforme rendant impossible l’utilisation du Logiciel, la responsabilité de ManaSoft ne pourrait être engagée.

3.2 – Obligations du Client

Le Logiciel n’étant accessible que via le Site internet, ManaSoft remettra un mot de passe et un identifiant (ci-après les « Identifiants ») au Client. Ces Identifiants sont remis après acceptation du Contrat par le Client. Le Client est seul responsable de toutes conséquences découlant notamment de l’usage qu’il fait des Identifiants, de la perte de ces derniers ou de leur usage par un tiers. La responsabilité de ManaSoft ne pourra être engagée de ce fait. Le Client reste seul responsable du choix du terminal se connectant au Logiciel et au Site Internet et reconnaît avoir pris connaissance des spécificités techniques du terminal requises pour faire fonctionner le Logiciel. En cas de dysfonctionnement du terminal, notamment en cas de dysfonctionnement lié directement ou indirectement à l’utilisation du Logiciel, ManaSoft ne pourra voir sa responsabilité engagée. Le Client est tenu, s’il a choisi l’Option Premium, de payer les échéances mensuelles dues au titre de l’utilisation du Logiciel.

ARTICLE 4 – PROPRIETE INTELLECTUELLE

ManaSoft reconnaît détenir ou avoir obtenu tous les droits nécessaires liés à l’exploitation et à la commercialisation du Logiciel et du Site internet. Tous les éléments composant le Logiciel et le Site internet y compris (non limitativement) les codes sources, codes objets et leur documentation associée, restent la propriété de ManaSoft. Le Client ne dispose que d’un droit d’utilisation du Logiciel, uniquement sur le Site internet, pour le territoire français et uniquement pour la durée du Contrat. Le droit d’utilisation ici concédé est non cessible et non transmissible. Le Client n’acquiert aucun droit sur les matériels, logiciels, données ou documents détenus par ManaSoft. ManaSoft assurera la défense du Client contre toute action de la part d’un tiers revendiquant un droit de propriété intellectuelle, ou se fondant sur une demande en concurrence déloyale ou en parasitisme, concernant le Logiciel (hors logiciels libres) et utilisé par le Client. Les obligations de ManaSoft sont soumises à l’ensemble des conditions suivantes :
  • le Client avisera ManaSoft immédiatement et par écrit de l’existence de l’allégation ou réclamation, et communiquera à ManaSoft tous les renseignements à sa disposition relatifs à cette allégation ou réclamation,
  • ManaSoft aura seul la direction de la défense et de toute négociation en vue d’une transaction,
  • pour autant, le Client coopèrera totalement avec ManaSoft en tout ce qui concerne le règlement de l’allégation ou réclamation,
Si l’allégation ou réclamation en contrefaçon ou concurrence déloyale ou parasitisme a été reconnue fondée par les tribunaux ou si ManaSoft estime, au vu des éléments objectifs dont il dispose, qu’elle est susceptible de l’être, le Client s’engage à accepter que ManaSoft, à son choix :
  • obtienne pour le Client le droit de continuer à utiliser le Logiciel,
  • ou remplace le Logiciel par un logiciel ou progiciel équivalent non contrefaisant,
  • ou modifie le Logiciel de façon à ce qu’il cesse d’être contrefaisant.
Toutefois les dispositions ci-dessus ne s’appliquent pas lorsque l’allégation ou réclamation est relative à une utilisation du Logiciel par le Client non conforme aux conditions du Contrat.

ARTICLE 5 – CONDITIONS FINANCIERES

Le Client a le choix entre deux formules : la Tarification Modulaire qui est payante ou l’Option Gratuite qui est accessible sans frais pour le Client, à l’exclusion des coûts générés chez ce dernier par l’usage de sa connexion internet.

5.1 – Option Premium

L’option Premium ouvre l’accès au Client aux fonctionnalités suivantes :
  • Numériser une note de frais et l'enregistrer en ligne
  • Export des données sans limites de temps
  • Consultations des statistiques et graphiques par utilisateur
  • Consultations des statistiques et graphiques par catégorie de notes de frais
  • Consultations du tableau récapitulatif
  • Association d'un montant maximum des notes de frais en fonction de l'utilisateur
  • Création illimité d'utilisateurs
  • Ajout illimité de fonctions d'utilisateurs
  • Ajout illimité de catégorie de notes de frais
Les conditions financières de l’Option Premium sont calculées sur la base d'un prix fixe, en fonction du nombre de mois choisis par le Client. Le passage à l’Option Premium peut se faire à la conclusion du Contrat ou à tout moment après l’acceptation du Contrat. Le paiement est dû par le Client à ManaSoft lors de la souscription.

5.2 – Option Gratuite

L’Option Gratuite ouvre l’accès au Client aux fonctionnalités suivantes :
  • Ajouter des notes de frais
  • Consulter l'état des notes de frais déposées
  • Traiter les notes de frais déposées
  • Consulter toutes les notes de frais déposées
  • Rechercher des notes de frais
  • Créer jusqu'à trois utilisateurs
  • Ajouter jusqu'à trois fonctions d'utilisateurs
  • Ajouter jusqu'à trois catégorie de notes de frais
Le passage à l’Option Gratuite peut se faire à la conclusion du Contrat ou à tout moment une fois l’Option Premium arrivée à son terme.

ARTICLE 6 - RESPONSABILITE

6.1 Conditions Générales

ManaSoft ne pourra en aucun cas être tenu responsable d’éventuels dommages causés au Client ou au tiers résultant :
  • de tous cas de force majeure, fait du Client ou d’un tiers ;
  • de perte, d’altération, de divulgation de données du fait du Client ou d’un tiers ;
  • de l’intrusion de programme malveillant (non limitativement : virus, malware) ou de spam sur le terminal du Client ou son logiciel de messagerie ;
  • d’interruption de l’accès au Logiciel en cas de maintenance du Logiciel et/ou du Site Internet par ManaSoft ;
  • de la fiabilité des transmissions des données, des temps d’accès, des éventuelles restrictions d’accès sur le réseau Internet ;
  • des temps de latence dû au réseau Internet ainsi que de l’utilisation d’Internet faite par le Client ;
  • des coûts de connexion et/ou dépassement de forfait de connexion internet subit par le Client du fait de l’utilisation du Logiciel ou du Site Internet.
La responsabilité de ManaSoft ne pourra être engagée qu’à la condition que le Client rapporte la preuve d’une faute de ManaSoft. En pareille hypothèse, le dédommagement du Client ne saurait excéder la moitié des sommes versées par le Client à ManaSoft au titre de l’utilisation du Logiciel.

6.2 Protection des données personnelles

Les Parties s’engagent à respecter l’ensemble des dispositions légales et règlementaires applicables à leur activité, notamment celles issues de la loi n° 78-17 « relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés » (ci-après « Loi Informatique et Libertés »). A ce titre, le Client s'engage à satisfaire à l’ensemble des obligations déclaratives et/ou demandes d’autorisation auprès de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL), concernant les traitements de données à caractère personnel qu’il constitue et/ou exploite ou fait exploiter conséquemment à l’utilisation du Logiciel, ainsi qu’à respecter toutes les obligations incombant aux responsables de traitement au sens de la Loi Informatique et Libertés. Le Client fait son affaire de toute difficulté qui pourrait survenir du fait du non respect de ces obligations et s’engage à se conformer et à réaliser, tout au long du Contrat, les formalités et/ou démarches nécessaires au respect de la réglementation en vigueur, notamment celles qui seraient rendues nécessaires par l’évolution technique des Prestations. Les Parties rappellent qu’en application des dispositions de l’article 35 de la Loi Informatique et Libertés, les données à caractère personnel ne peuvent faire l'objet d'une opération de traitement de la part d'un sous-traitant, que si celui-ci agit sous l'autorité du responsable du traitement, via une « instruction ». Les Parties conviennent de définir la notion d'« instruction », au sens de l’article 35 précité, comme étant acquise lorsque ManaSoft agit dans le cadre de l'exécution du Contrat

ARTICLE 7 - RESILIATION

7.1 Résiliation du fait de ManaSoft

ManaSoft peut suspendre l’accès au Logiciel ou résilier le Contrat à tout moment sans qu’aucune indemnisation ne soit exigible par le Client, que ce dernier bénéficie de l’Option Premium ou non. En pareille hypothèse, ManaSoft est tenu de rendre les données relevant de la propriété du Client et qui ont été remises par le Client via le Logiciel. La résiliation du contrat est effective après réception par mail du Client de la notification de résiliation envoyée par ManaSoft.

7.2 Résiliation du fait du Client

Le Client peut résilier le Contrat :
  • A tout moment, par simple notification par mail, s’il bénéficie de l’Option Gratuite
  • A tout moment, par simple notification par mail, s’il bénéficie de l’Option Premium (aucun remboursement ne sera effectué)
Toutes résiliation anticipée du Client donnera lieu au paiement de plein droit par le Client à ManaSoft de la totalité des mensualités restantes jusqu’au terme de l’Option Premium résiliée par le Client et pour le nombre d’utilisateurs moyens inscrits au cours des trois derniers mois précédent la résiliation anticipée. Toutefois, le Client peut résilier le Contrat pour manquement de ManaSoft en envoyant à ManaSoft par lettre recommandée un courrier mentionnant le manquement de ManaSoft et demandant la résiliation du Contrat en respectant un préavis de trois mois

7.3 Réversibilité

La résiliation a pour effet :
  • L’invalidation des Identifiants du Client sur le Site internet de ManaSoft, rendant au Client l’accès impossible au Logiciel
  • La mise à disposition par ManaSoft en téléchargement de toutes données propriétés du Client et déposées via le Logiciel

ARTICLE 8 - CONFIDENTIALITE

Les Parties s’engagent au plus strict respect du secret des affaires en ce qui concerne toute information transmise par l’autre Partie et dont elles ont pris connaissance, à l’occasion de l’exécution du Contrat. Les documents ou renseignements confiés par le Client, ainsi que les dossiers élaborés par ManaSoft, à l'aide de ces documents et renseignements, sont couverts par le secret des affaires. Toutefois, ne seront pas considérés comme confidentiels les informations, documents ou outils qui :
  • étaient du domaine public au moment de leur divulgation ou sont tombés dans le domaine public sans qu'il y ait eu contravention aux présentes dispositions
  • résultent de connaissances internes à l'une ou l'autre des Parties sans qu'il y ait eu violation par elle de la présente obligation de confidentialité
  • ont été reçus de manière licite, par l'une ou l'autre des Parties, de tiers, sans obligation de confidentialité.

ARTICLE 9 - DISPOSITIONS GENERALES

Chacune des Parties conservera à sa charge l'ensemble des frais et autres débours engagés par elle au titre des présentes, et au titre des opérations qui y sont stipulées. Les présentes ne pourront être modifiées par un avenant écrit et signé entre les Parties aux présentes. Les termes des présentes prévaudront sur toute stipulation contraire que comporterait tout autre document technique ou commercial, échangé entre les Parties, sauf accord exprès contraire des Parties. Le fait pour une Partie de tolérer un manquement quelconque de l'autre Partie dans l'exécution de ses obligations aux termes des présentes ne devra en aucun cas être interprété comme une renonciation tacite au bénéfice de ses autres obligations.

ARTICLE 10 - DROIT APPLICABLE ET TRIBUNAL COMPETENT

Le droit applicable à la présente lettre est le droit français. Sauf dans les cas d’urgence justifiant le recours au juge des référés, les Parties s’engagent, en cas de différend survenant dans le cadre de l’exécution du présent accord, à mettre en œuvre une procédure destinée à faciliter un règlement amiable le plus rapidement possible, avant de saisir le juge compétent. Si dans un délai de quinze (15) jours suivant la date de cette réunion aucune solution n’est trouvée, entérinée par un écrit signé des deux Parties, chaque Partie reprendra sa liberté d’action

TOUTES DIFFICULTES RELATIVES A L'APPLICATION DE LA PRESENTE LETTRE SERONT SOUMISES, A DEFAUT D'ACCORD AMIABLE SELON LA PROCEDURE AMIABLE CI-DESSUS, AU TRIBUNAL DE COMMERCE D’EVRY A QUI EST DONNEE COMPETENCE TERRITORIALE ET CECI MEME EN CAS DE REFERE, D’APPEL EN GARANTIE OU DE PLURALITE DE DEFENDEURS.