Gestion de flotte automobile, une mission pour les RH

La gestion de flotte de véhicule est généralement attribuée aux départements administratif, technique et logistique d’une entreprise. C’est pourtant une activité qui relève également des ressources humaines, car elle influe sur la relation qui s’établit entre l’entreprise et ses salariés. En effet, la gestion de flotte prend des proportions sociale et juridique en plus d’impacter l’image interne de l’entreprise. Une bonne stratégie RH s’impose donc pour transformer le parc automobile en outil de communication interne et de fidélisation du staff.

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La gestion de flotte de véhicule sous sa propension juridique et sociale

La mise à disposition d’un véhicule de service est encadrée par des règles auxquelles chaque utilisateur doit se conformer. Il s’agit des directives établies par l’entreprise, notamment des modalités d’utilisation du véhicule concerné. Deux cas de figure peuvent se présenter.

En premier lieu, le véhicule est exclusivement à la disposition du salarié dans l’exercice de ses fonctions. Il s’agit généralement d’une utilisation non nominative. Autrement dit, tout salarié ayant besoin de se déplacer peut se servir de la voiture en question. Des règles d’utilisation sont à instaurer pour pouvoir gérer la flotte de véhicule efficacement. L’objectif est d’éviter les conflits entre les utilisateurs autorisés et de limiter les risques de litige entre salarié et employeur. L’établissement d’un cadre juridique -qui est du ressort des RH- est donc nécessaire dès la mise à disposition des clés. Il s’agit généralement d’un règlement intérieur commun à tous afin de pallier à la discrimination.

En second lieu, il est possible que la gestion de flotte de véhicule implique la mise à disposition nominative et personnelle. L’utilisateur peut donc conduire le véhicule d’entreprise en-dehors de ses heures de travail, à des fins personnelles. Dans ce cas précis, la gestion de flotte exige d’établir des règles d’utilisation précises. L’entreprise peut définir un périmètre géographique à ne pas franchir, instaurer un plafond en termes de carburant, déterminer les risques non couverts par la société, etc. Là encore, les RH se chargent de rédiger le document contractuel qui fait mention des modalités à respecter. Le recours aux systèmes de géolocalisation est encadré par la loi. Il revient aux RH d’établir les modalités d’application de ces méthodes de suivi. Il convient par exemple de préciser que le GPS est activé lorsque le véhicule sort d’une zone urbaine ou circule sur des routes non sécurisées afin d’assurer une protection optimale au conducteur et ses passagers.

Par ailleurs, toute entreprise qui met des véhicules à la disposition de ses salariés est tenue d’assurer un minimum de couverture sociale. Concrètement, gérer la flotte de véhicule implique la souscription à une assurance. Dans ce contexte, les RH ont pour mission d’évaluer les risques et de définir la position de l’entreprise en fonction des situations pouvant se manifester. Ainsi, la gestion de flotte de véhicule inclut l’identification des dispositions à prendre si le salarié enfreint le Code de la route. La gestion de flotte consiste également à délimiter la responsabilité de l’entreprise en cas d’accident. Il s’avère judicieux de créer des scénarios facilitant l’adoption de solutions adéquates préservant l’entreprise sans léser injustement les salariés.

Bon à savoir : en cas d’infraction, l’entreprise est tenue de dénoncer le salarié en faute

La mission des RH dans le cadre de la gestion de flotte de véhicule implique donc également l’information des collaborateurs sur les dispositions légales, leurs droits en cas de sinistre, leur responsabilité par rapport à l’usage d’un bien d’entreprise, etc. On parle de civisme dans la mesure où les RH évoquent aussi bien les dimensions environnementales et sécuritaires que les aspects sociétaux et juridiques de l’utilisation du véhicule.

Bien gérer la flotte de véhicule pour valoriser l’entreprise

Pour rappel, la marque employeur fait référence à l’image que les salariés et potentielles recrues ont d’une entreprise donnée. Son amélioration exige évidemment des efforts du service marketing. Mais les RH ont un rôle plus important encore à jouer. L’objectif est de motiver les salariés à rester fidèles à l’entreprise en plus de donner envie aux salariés potentiels d’intégrer l’équipe.

Le rôle des RH est donc de veiller à l’état des véhicules qui font l’objet de la gestion de flotte. Il ne s’agit pas forcément de proposer les modèles les plus récents, mais de s’assurer que les fonctionnalités natives sont au rendez-vous. En parallèle, l’esthétisme des véhicules a un impact sur l’état d’esprit de leurs conducteurs. C’est une question de logique : on est fier d’être au volant d’une voiture fonctionnelle et bien entretenue. La réalisation d’entretiens réguliers est par ailleurs gage de sécurité et de confort, des notions qui valorisent automatiquement l’image que l’entreprise renvoie à ses salariés. C’est tout l’intérêt de bien gérer la flotte de véhicule.

Une voiture représente certes un investissement financier assez important. Elle n’en est pas moins un outil de motivation pour le staff. Des équipes motivées vont vanter les mérites de l’entreprise ce qui a des impacts considérables sur sa réputation. Ces mêmes équipes qui mesurent l’attention leur étant accordée vont également contribuer au développement des activités en décuplant leur productivité. Les sommes allouées à la gestion du parc automobile sont donc rentabilisées progressivement. Les RH peuvent d’ailleurs collaborer avec les services financiers pour définir les dépenses indispensables et leurs plafonds.

Quand on parle de gestion de flotte par les services RH, on évoque donc une méthode de recrutement judicieuse, mais pas seulement. Il s’agit d’établir une relation bâtie sur la confiance, le respect et la prise en compte des dimensions humaines de la mise à disposition des véhicules professionnels. Les profils avec les meilleurs potentiels vont plus facilement intégrer les équipes pour faire prospérer l’entreprise. En parallèle, la flotte automobile figure dans la liste des avantages qui sont proposés aux salariés qui font déjà partie du personnel.