Payer les congés payés : Les méthodes de calcul

Payer les congés payés sous forme d’indemnité

Au moment de partir en congé payé, le salarié a droit aux indemnités correspondantes. Son absence n’a donc aucune incidence négative sur son budget. Du point de vue de l’employeur, il s’agit de payer les congés payés et non le salaire habituel. Deux méthodes permettent de calculer l’indemnité à verser, selon la durée du congé.

a) Le maintien du salaire

Le principe est simple puisqu’il s’agit d’indemniser le salarié à hauteur de la rémunération dont il bénéficierait en restant à son poste. Le calcul prend compte du salaire brut perçu durant la période précédant le départ en congé et l’horaire de travail que le salarié devrait effectuer sur la durée de son congé.

Supposons qu’un salarié rémunéré à 1820 € par mois prend 14 jours de congés payés. Il travaille habituellement 7 heures par jour et le mois durant lequel il part en vacances compte 21 jours ouvrés. Le temps de travail au cours du mois s’élève donc à 7 x 21 = 147 heures. 10 jours ouvrés (soit 70 heures de temps de travail) sont assimilés aux congés payés pris au cours du mois concerné.
L’employeur est tenu de payer les congés payés à raison de : 1820 € x (10 x 7) ÷ (21 x 7) = 866.66 €.

b) La méthode du 10e

L’employeur doit calculer la rémunération annuelle totale perçue par le salarié durant la période de référence. L’indemnité de congés payés correspond au 1/10e du résultat obtenu. Sachant qu’un salarié a droit à 30 jours de congés payés par an, il faut calculer l’indemnité à verser au prorata.

Reprenons l’exemple précédent, en supposant que le salarié ait perçu le même salaire sur la période de référence, soit 1 820 € x 12 mois = 21 840 €.

Le calcul est le suivant :
[21 840 ÷ 10 ] x [12 jours ouvrables de congés pris ÷ 30 jours de congés annuels] = 873.60 €.
C’est le résultat le plus avantageux pour le salarié qui est pris en compte afin de payer les congés payés. Dans ce cas précis, le salarié prend des vacances de 14 jours ouvrables avec une indemnité de 873.60 €.

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Payer les congés payés aux termes d’un contrat de travail

En cas de rupture de son contrat de travail, une indemnité qui compense les congés payés acquis mais non pris doit être intégrée au solde de tout compte du salarié. Ce droit s’applique aussi bien aux démissions qu’aux licenciements ou à l’échéance d’un CDD non renouvelé. Le salarié doit néanmoins pouvoir justifier qu’il a été dans l’incapacité de jouir de son droit aux congés payés. C’est par exemple le cas lorsque l’employeur refuse d’accorder les congés demandés ou si le salarié est soumis à une importante charge de travail qui l’empêche de partir en congé.

Selon l’article L3141-26 du Code du travail, l’employeur n’est pas obligé de payer les congés payés si le salarié est licencié pour faute lourde. Cependant, la Décision n° 2015-523 QPC du 2 mars 2016, il s’agit d’une disposition qui va à l’encontre de la Constitution. De ce fait, l’indemnité compensatrice des congés payés non pris est due, y compris dans les licenciements pour faute grave.

Le calcul est exactement le même que pour des congés payés dont le salarié jouit réellement. Les méthodes du maintien de salaire et du 10e préalablement évoquées sont donc les références prises par l’employeur pour payer les congés payés. Il faut savoir que cette indemnité compensatrice est assimilable au salaire. Elle est donc soumise aux cotisations sociales. Elle entre également en compte dans le calcul de l’impôt sur le revenu.
L’indemnité de congés payés acquis non pris est cumulable avec d’autres indemnités qui sont alors à intégrer dans le solde de tout compte du salarié. Le cumul s’effectue notamment avec l’indemnité de préavis ou de licenciement, en fonction du cas.

Comment sont calculés les droits acquis ?

Chaque salarié a droit à 2,5 jours de congés payés par mois, soit un total de 30 jours sur la période de référence. Cette dernière va du 1er juin de l’année passée au 31 mai de l’année en cours. Cette période de référence peut être différente si elle est déterminée par convention collective ou accord écrit. Selon l’article L3141-12 du Code du travail, il est possible de poser les congés payés dès que le salarié est embauché. La jouissance à ce droit s’effectue impérativement durant la période de référence. Autrement, les congés sont définitivement perdus.

Néanmoins, il est envisageable de reporter les congés acquis en cas d’accord entre l’employeur et le salarié. Les jours de congés payés non pris peuvent alors être reportés sur la période suivante. En cas de maladie professionnelle, d’accident de travail ou d’absence motivée par un congé parental, le salarié peut solliciter le report de ses congés. Il est important que les absences surviennent avant les congés pour que le salarié puisse les reporter à des dates ultérieures à sa reprise de poste. Dans le cas de maladies survenant durant la période de congés payés, le salarié ne peut prétendre à une prorogation de son congé, sauf convention collective ou accord spécifique. Le système de CET (compte épargne-temps) permet aussi le cumul des jours de congés payés. Dans tous les cas, le salarié doit faire parvenir une demande de report à son employeur pour pouvoir bénéficier de ce droit.

L'incidence sur le bulletin de salaire

Le nombre de jours de congés payés acquis figure obligatoirement en bas de page du bulletin de paie. De cette manière, le salarié sait exactement combien de jours il a pris et combien il lui reste sur la période de référence. Une mise à jour automatique s’effectue à chaque départ en congé, que les 30 jours soient pris de manière consécutive ou fractionnés en plusieurs départs.