Réussir une réunion virtuelle

Trois erreurs fréquentes à éviter pour réussir une réunion virtuelle

Mal connaître ses équipements

Ce n'est pas forcément évident de bien connaître les accessoires technologiques indispensables à la tenue de toute bonne réunion virtuelle. On fait souvent l'erreur de mal s’y préparé, en pensant que l'on apprendra à maîtriser les outils pendant la session Skype. Ne tombez pas dans ce piège qui peut avoir des conséquences gênantes. Par exemple, pensez à bien vérifier de temps en temps si votre micro est coupé. Cela vous évitera de diffuser à tout le monde vos commentaires personnels.

Mal connaître ses interlocuteurs

Ayez conscience de qui se trouve en face de vous. Et notamment, sachez d'où ils viennent.

Être absent mentalement

Restez présent mentalement ! Vous vous dîtes sûrement qu'il s'agit juste d'une conférence téléphonique et que de toute façon, personne ne peut voir ce que vous faites. C'est une erreur classique ! Gagné par la confiance, vous pouvez alors vous mettre à parcourir rapidement vos e-mails ou la présentation de votre prochaine réunion. Et quand vous n'êtes plus focalisé sur la conversation, votre nom surgit. Et vous n'avez pas écouté la question ! Alors, bien sûr, selon le degré d'aisance et l'habitude de gérer ce genre d'échanges, il est possible de finaliser d'autres tâches en parallèle. Mais pour se le permettre, assurez-vous quand même de la fiabilité de la technologie et votre niveau de préparation sur les thématiques abordées. Encore une fois, la préparation est le mot clé à retenir.

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Réussir une réunion virtuelle en 5 conseils

S'assurer des bonnes conditions

Pour réussir une réunion virtuelle, assurez-vous au préalable des besoins informatiques de votre équipe. Si vous êtes en charge de l'organisation, la vigilance est de mise. Vérifiez notamment que tous les participants réguliers à la réunion soient bien en possession du matériel adéquat et des logiciels permettant l'échange.

Former son équipe

Si vous voulez réussir une réunion virtuelle, votre rôle est aussi de faciliter l'exercice aux membres de votre équipe. Cela passe par la formation. Autrement dit, donnez-leur des informations précises sur le déroulé typique d'une réunion. Ils doivent être en mesure de connaître toutes les modalités de l'organisation d'une conférence audio ou vidéo. C'est une compétence clé à incorporer au parcours d'intégration de tout nouveau collaborateur. Insistez tout particulièrement sur l'importance de toujours tester la qualité de la connexion avant le début de la réunion. Et bien sûr, de se connecter à temps pour ne faire attendre aucun participant !

Faire preuve d'adaptation

Pour réussir une réunion virtuelle, tout ne repose pas sur l'organisation. En outre, d'autres règles sont à connaître. Parmi elles : quel type de conférence pour qu'elle besoin ? Les réunions téléphoniques sont adaptées aux concertations de courte durée. En revanche, elles le sont beaucoup moins, voire pas du tout pour un atelier brainstorming ou un workshop de plusieurs heures voire d'une journée complète. Vos collaborateurs doivent pouvoir préciser de quel type de réunion il s'agit avant même qu'elle ne commence. Et de prendre les dispositions exigées. Ainsi, si la réunion concerne beaucoup de collaborateurs, mettez-le sur "mute" (option muette) pour éviter la superposition des sons. Si possible, tout bruit ambiant doit être évité. Enregistrez aussi la réunion pour pouvoir diffuser le contenu aux absents. Si l'objectif de la réunion est d'échanger sur des idées, prévoyez aussi du temps pour une délibération. Au risque de n'avoir qu'une succession de suggestions qui n'aboutissent à rien. Mais si les participants doivent savoir à quel moment il est possible de poser des questions ou commenter la discussion, c'est aussi pour garantir le confort d'écoute. Ce sont les grandes lignes qui régissent l'organisation pour réussir une réunion virtuelle. En outre, il est toujours de bon ton, qu'un interlocuteur se présente avant de prendre la parole. Il suffit qu'il dise en quelques mots ou quelques phrases qui il est et quel est son poste. Si les participants en expriment le besoin, soyez prêt également à résumer (même de manière très brève) le contenu des discours des différents intervenants. Cela permet d'aborder le point suivant l'esprit clair.

Ne pas gêner ses collègues

Réussir une réunion virtuelle, c'est aussi se montrer attentif vis-à-vis des autres collègues. Dans le meilleur des cas, essayer de réserver au préalable une salle adaptée pour lancer la réunion. Si ce n'est pas possible, vérifiez s'il est possible de s'isoler dans un bureau vide. En s'assurant toujours que tous ces espaces soient bien adaptés et équipés pour une réunion par téléphone ou via Skype. L'idée de cette attitude est de limiter la résistance des collègues qui ne participent pas. Il n'est jamais agréable d'ennuyer ses voisins de bureau en parlant constamment.